HR-järjestelmät
Yrityskulttuuri
ChatHR
Tekoäly mullistaa markkinoinnin, myynnin ja itse tuotannon – mutta miten on henkilöstöhallinnan laita?
Tekoälyn matkasaarnaaja
Antti Merilehto kirjoitti Tekoäly
– matkaopas johtajalle -kirjan jo 2018, osana tekoälykeskustelun
ensimmäistä aaltoa. Vuoden myydyin bisneskirja keräsi
yhteen 86 asiantuntijan näkemykset tekoälystä ja antoi esimakua
siitä, mitä tuleman pitää. Pinnan alla muhi iso vallankumous,
joka konkretisoitui marraskuussa 2022, kun Open AI
lanseerasi ChatGPT:n.
ChatGPT on vertaansa vailla oleva käyttöliittymäinnovaatio,
joka on muuttanut tilanteen täysin, Merilehto toteaa.
ChatGPT:n kaltaiset AI-assistentit eivät kuitenkaan myllerrä
kaikkea työntekoa. Merilehto näkee duuneissa kaksi karkeaa
kategoriaa: ne työt, joita tehdään huomioliivi päällä ja
ne työt, jotka hoituvat näppäimistöä takomalla. Taloa rakentamaan
tarvitaan edelleen tekeviä käsiä, vasara ja nauloja –
mutta esimerkiksi markkinointi- ja myyntiosasto voivat saada
tekoälystä huomattavaa nostetta.
Yksityistä
tietoa on
paljon ja se on
tietenkin suojattava.
Märkäkorva sai isoimman AI-hyödyn
Millaisesta tehobuustista sitten puhutaan? – ChatGPT:n ja muiden
tekoälysovellusten vaikutuksesta työhön on olemassa vasta
melko vähän tutkittua tietoa. Varteenotettavammasta päästä
löytyy Stanfordin ja MIT:n keväinen tutkimus, jossa selvitettiin,
miten generatiiviset AI-työkalut vauhdittavat teknistä asiakastukea
Filippiineillä. Lopputulos: tuottavuus nousi 14%. Kovin
tuottavuusloikka kohdistui yrityksen noviisityöntekijöihin, jotka
selviytyivät tehtävistään 35% nopeammin tekoälyn avulla.
Antti Merilehto toteaa, että ChatGPT on vertaansa vailla oleva
käyttöliittymäinnovaatio, joka on muuttanut tilanteen täysin.
KUVA: ANTTI MERILEHTO
LinkedIn julkaisi elokuussa uuden Työn tulevaisuus -raportin,
joka keskittyy tekoälyyn. Raportti kertoo, että käyttäjien
LinkedIn-profiileissa mainitaan nyt ChatGPT:n tai sen tapaisten
työkalujen hallinta 21 kertaa useammin kuin vielä marraskuussa
2022. Samaan aikaan USA:n pomoportaasta liki puolet
(47%) katsoo generatiivisen tekoälyn parantavan tuottavuutta.
Fiksun valinta?
Merilehto katsoo, että muutos tulee vääjäämättä. En kuitenkaan
pidä puheista, joiden mukaan tekoälysovellusten käytölle
ei ole vaihtoehtoja. Aina on vaihtoehtoja – ne ovat vain tosi
surkeita, hän virnistää.
Merilehto on kulkenut tänä vuonna eri yrityksissä vetämässä
ChatGPT-koulutuksia ja nähnyt, miten suomut tippuvat
silmiltä. Hänellä on myös vissi käsitys siitä, mikä on muutoksen
marssijärjestys kotimaisissa organisaatioissa.
Ensimmäisenä muuttuu markkinointiviestintä – ja se
tapahtuu jo nyt. Erilaiseen ideointiin ChatGPT onkin loistava
väline.
Seuraavassa aallossa AI-työkalut saadaan myyntiä tukemaan
ja näin firman konehuone saa mukavasti lisäpotkua.
Tämä muutos on tulossa pian, povaa Merilehto.
Aikakoneella vuoteen 2025
Entäs sitten HR? – HR-osastolle tekoäly tulee myös, mutta tiessä
on pari töyssyä. Ensinnäkin HR-data on varsin poikkeuksellista,
koska siellä liikkuu luottamuksellista ja henkilökohtaista
informaatiota.
Yksityistä tietoa on paljon ja se on tietenkin suojattava.
Toinen jarruttava tekijä on asenne: Merilehdon mukaan
yrityksissä ja myös HR-puolella on vielä paljon ihmisiä, jotka
vierastavat tekoälyn käyttöä. Nyt pitää kuitenkin nostaa katse
oman roolin yli ja katsoa tätä valtavaa tietotyön muutosta,
joka on meneillään.
Merilehto kehottaa pieneen ajatusleikkiin: miten yritys ja
sen liiketoiminta tulee muuttumaan seuraavan kahden vuoden
aikana? Missä me ollaan vuonna 2025?
Väitän, että kaikki näppäimistöllä tehtävät työt ovat siihen
mennessä muuttuneet jollain tavalla. Kaikki ei muutu, mutta
moni näppäimistöllä tehtävä työ muuttuu.
HR-osastojen arkeen Merilehto povaa mm. jäntevämpiä
kehityskeskusteluja, kun tekoälyassistentti voi valmistella laajasta aineistosta personoidun palautteen ydinkohdat ja faktat.
Luvassa on myös parempaa palautteen antamista – puolin
ja toisin. Vähän strategisemmallakin tasolla avautuu kiehtovia
horisontteja:
Kun puhutaan oppimisesta ja kehittymisestä ja ylipäänsä
osaamisen johtamisesta, tekoäly voi auttaa HR:ää todella paljon,
kun aikaa ei enää kulu niin paljon perusrutiinien hoitamiseen.
Kävele ennen kuin juokset!
Sanna Frisk vetää HENRY ry:n Rekryverkostoa, jossa tekoäly
on myös puhuttanut viime aikoina. Etenkin ChatGPT on
saanut HR-porukoihin liikettä: miten tämä vaikuttaa meidän
tehtäväkenttäämme? – Friskin mukaan monessa organisaatiossa
tohkeillaan tekoälystä kuitenkin hiukan ennenaikaisesti:
Ennen tekoälykokeiluja voisi aloittaa digitalisaation helpommista
askelista, liittyen vaikkapa automatisaatioon. Pienellä
vaivalla saadaan yrityksissä käyttöön esimerkiksi viestit,
jotka lähtevät rekrytointiputkessa oleville automaattisesti.
Nordean Senior Tech Recruiter ja yksi HENRY ry:n rekryverkoston
vetäjistä Sanna Frisk toteaa, että tekoälyyn liitetään nykyisellään
mielikuvia, jotka saavat – ainakin osan – HR-porukoita vierastamaan
koko aihepiiriä.
KUVA: SANNA FRISK
Samalla tavalla voidaan automatisoida pre-onboarding
-viestit ja muistutus työsopimuksen sähköisestä allekirjoittamisesta.
Näihin ei vielä tekoälyä tarvita, mutta monesta paikasta
nekin puuttuvat, toteaa Frisk, jonka varsinainen leipätyö on
Nordic Senior Recruiterin pesti Nordealla.
Kaikki AI-kikat
eivät maksa
maltaita.
Automatisoi rutiinit
Kun sitten tekoälytyökaluja otetaan käyttöön HR:ssä, yksi luonteva
käyttökohde on HR chatbot, joka pystyy hanskaamaan
ainakin ne kaikkein ilmeisimmät jutut. Näin HR-väen aika ei
kulu yleisimpien kysymysten selvittämiseen, kuten kuinka paljon
Markulla ja Mirkulla on kertynyt vuosilomaa.
Tekoäly on aika velho myös analysoimaan HR-dataa: esimerkiksi
henkilöstön vaihtuvuudesta voidaan tehdä ennusteita
liittyen vaikkapa sitoutuneisuuteen ja tulevaisuuden rekrytointitarpeisiin.
Frisk huomauttaa, että datan tulee olla oikeassa
muodossa ja sitä pitää ylläpitää systemaattisesti, jolloin automaation
ja robotiikan ensimmäiset askeleet toteutuvat oikein.
Näiden avulla järjestelmä voi myös nostaa talent flagin
ilmaan, kun ansioitunut työntekijä on syytä ylentää tai tehtäväkenttää
kannattaa syventää.
Rekrytointeja tehdessä hyvä työkalu on ainakin toistaiseksi
ilmainen ChatGPT yhdistettynä Gender Decoder -nettisivuun,
joiden avulla pystyy tekemään inklusiivisempiä työilmoituksia,
vinkkaa Frisk.
Kuva: Pixabay
Turha pelko pois
Sanna Friskin mukaan tekoälyyn liitetään nykyisellään mielikuvia,
jotka saavat – ainakin osan – HR-porukoita vierastamaan
koko aihepiiriä. Välillä keskustelu voikin olla sen verran korkealentoista,
että on vaikea saada siitä otetta.
Ja niissäkin organisaatioissa, joissa HR yrittää päästä
sinuiksi tekoälyn kanssa, ongelmia riittää: ei tunnisteta esimerkiksi
sitä, millaista dataa pitää kerätä.
Usein muilla osastoilla on myös ne paremmat työkalut,
lisää Frisk.
Mutta alkuun pääsee tekemällä kevyen auditin siitä,
miten digitalisaatiota on hyödynnetty – ja kenties alihyödynnetty
– organisaatiossa. Samalla selviää, mitä panostuksia
pitää tehdä esimerkiksi tietoturvaan.
Ja vaikka HR:llä ei olisi valtavasti paukkuja laitettavaksi
tekoälyoperaatioiden kehittämiseen, pitää muistaa, että kaikki
AI-kikat eivät maksa maltaita.
Ei ihan heti tarvitse ottaa käyttöön niitä kalliita ja raskaita
IT-projekteja, joissa luodaan oma tekoälyyn perustuva ratkaisu,
vaan voi aloittaa vähän kevyemmin, Frisk rohkaisee.
Tekoäly on aika
velho myös
analysoimaan
HR-dataa.
Ihmiset arvossaan
Tekoälyn esiinmarssi työpaikoilla ei myöskään tarkoita mitään
dramaattista kovien arvojen nousua pehmeiden yli. Itse
asiassa
LinkedIn-tutkimuksenkin mukaan people skills – eli
kaikenlainen vuorovaikutus ja viestintä töissä – on amerikkalaisten
johtajien murskaavan enemmistön (92%) mukaan tärkeämpää
kuin koskaan.
LinkedInin pääekonomisti Karin Kimbrough onkin arvioinut,
että jahka työntekijät oppivat käyttämään AI-työkaluja,
tekoälyn lisääntyvä käyttö itse asiassa auttaa ihmisiä parantamaan
vuorovaikutusta kollegoiden, esihenkilöiden – ja tietysti
asiakkaiden kanssa.
Tämä on tärkeä pointti: kun viestintätaitoja työpaikalla
vahvistetaan, niin kaikki saadaan pelaamaan entistä paremmin
yhteen, summaa Antti Merilehto.
SUOMALAISET EIVÄT PELKÄÄ, ETTÄ TEKOÄLY
VIE TYÖPAIKAT
Kuva: Pixabay
Microsoftin tuore, tekoälyyn keskittyvä Work Trend Index
-tutkimusraportti kertoo, että joka toisella suomalaisella
työntekijällä meinaa paukut loppua kustannuspaikalla.
Maailmanlaajuiseen tutkimukseen osallistuneista suomalaisista
työntekijöistä 50 % sanoo, että heillä on ollut
vaikeuksia löytää riittävästi aikaa ja energiaa saada
työnsä tehtyä. Nämä työntekijät sanoivat 2,8 kertaa muita
todennäköisemmin, että innovatiivinen ja strateginen ajattelu
tuottavat heille haasteita. Samaan aikaan suomalaisjohtajista
puolet (51 %) sanoo olevansa huolissaan innovaatioiden
puutteesta.
Tutkimuksen mukaan 66 % suomalaisista työntekijöistä
sanoo, että heillä ei ole riittävästi aikaa keskittyä työhönsä
työpäivän aikana ilman keskeytyksiä. Vain joka neljäs
suomalainen työntekijä (25 %) uskoo, että jos he jäisivät
valtaosasta kokouksistaan pois, muut kollegat kaipaisivat
heitä.
Vain noin joka kolmas suomalaisista työntekijöistä
(33 %) sanoo olevansa huolissaan siitä, että tekoäly vie
heidän työpaikkansa. Kuitenkin jopa lähes kaksi kolmesta
(60 %) delegoisi tekoälylle omista työtehtävistään niin suuren
osuuden kuin mahdollista. Suomalaisista johtajista
28 % arvioi, että tekoäly luo työhön lisäarvoa tehostamalla
tuottavuutta.
74 % suomalaisista johtajista sanoo, että rekrytoitavat
työntekijät tarvitsevat uudenlaista osaamista ollakseen valmiita
tekoälyn kasvuun. Vastaavasti 45 % suomalaisista
työntekijöistä sanoo, että heillä ei ole tällä hetkellä oikeaa
osaamista työssä pärjäämiseksi.
Edelman Data x Intelligence -tutkimusyhtiön Microsoftille
toteuttamaan Work Trend Index -työelämätutkimukseen
osallistui 31 000 työntekijää 31 maasta. Vastaajista
noin tuhat oli Suomesta. Kyselytutkimus toteutettiin verkossa
helmi–maaliskuussa 2023.
Teksti: Sami J. Anteroinen